Liite 2. FJÄRRLÅN - ALLMÄNNA ANVISNINGAR

Definition

1. Med fjärrlån avses den utlånings- och kopieringsverksamhet som sker mellan biblioteken. Ett bibliotek kan för sina låntagares räkning beställa publikationer som det själv inte äger.

Allmänna principer

2. I författningarna stadgas att friexemplarbiblioteken, de vetenskapliga centralbiblioteken, Depåbiblioteket, de allmänna bibliotekens centralbibliotek och landskapsbiblioteken är förpliktade att ge fjärrlån.

3. De vetenskapliga biblioteken ger fjärrlån i första hand för forskning, utbildning, planering, förvaltning och beslutfattande samt för studier. De allmänna biblioteken utövar fjärrlåneverksamhet i enlighet med bibliotekslagens definition av dessa biblioteks uppgifter. Både de vetenskapliga och de allmänna biblioteken står till tjänst med information för näringslivet.

Beställning

4. Bibliotek som beställer ett fjärrlån är skyldigt att kontrollera och komplettera de bibliografiska uppgifterna samt att lokalisera publikationen med hjälp av samkatalogerna. Beställningen skall sändas till det bibliotek som enligt uppgifterna har publikationen.

5. Om det beställande bibliotekt inte har tillräckliga bibliografiska hjälpmedel kan det sända sin fjärrlånebeställning till ett annat bibliotek för kontroll. Respektive landskapsbibliotek kontrollerar och lokaliserar de allmänna bibliotekens beställningar. Detta görs också av Helsingfors stadsbibliotek som är centralbibliotek för de allmänna biblioteken. Vid behov remitteras beställningar både från landskapsbiblioteken och Helsingfors stadsbibliotek till något annat bibliotek.Övriga bibliotek sänder sin beställning som inte belagts till det vetenskapliga centralbibliotek som representerar den vetenskap beställningen gäller. Fjärrlånebeställningar bör behandlas smidigt. Därför bör varje välförsett bibliotek kontrollera och lokalisera en ofullständig beställning för att undvika onödigt dröjsmål.

6. Om biblioteken beställer inhemsk litteratur från ett friexemplarbibliotek följer de den områdesindelning som gjorts upp år 1983 utgående från undervisningsministeriets direktiv. Friexemplarbiblioteken fjärrlånar skönlitteratur endast för forskningsändamål. Samlingen av friexemplar i Helsingfors universitetsbibliotek är en nationell arkivsamling och kan därför inte användas för fjärrlån.

7. En fjärrlåneansökan skall sändas skriftligen. Vid beställning per post används den officiella blanketten för fjärrlån. Om beställning sker direkt ur bibliotekssystemet följs reglerna för systemet. Vid beställning per telex används IFLA-IATULs telekod. Om en beställning görs på annat sätt, t.ex. per telefax eller via e-post skall den innehålla samma uppgifter som krävs på blanketten. Beställningarna bör vara uppgjorda enligt den mall som finns i handboken för fjärrlån.

Effektuering av beställningar

8. Biblioteken kan begränsa sina fjärrlån. Detta gäller t.ex.

• bibliografier, uppslagsverk och annan referenslitteratur
• verk som hör till specialsamlingar
• tidningar och tidskrifter
• värdefulla och sällsynta publikationer samt sådana som är i dåligt skick
• lärdomsprov
• kursböcker

9. Det långivande biblioteket har rätt att bestämma lånetiden och övriga lånevillkor. Lånetiden bör vara tillräckligt lång med beaktande av postgången i vardera riktningen.

10. Om en publikation inte får lånas ut kan biblioteken sända en kopia och likaså om en låntagare behöver bara en del av en publikation, t.ex. en kortare artikel. Kopiorna är i allmänhet avgiftsbelagda.

11. Vid fjärrlån och kopiering samt vid förmedling av dokument elektroniskt följs lagen och förordningen om upphovsmannarätt.

12. Det bibliotek som beställer fjärrlån är ansvarigt för dem. Lånet bör återlämnas i tid och omsorgsfullt förpackat. Eventuella omlån skall göras före förfallodagen.

Snabb behandling av fjärrlån

13. Begäran om fjärrlån bör behandlas så snabbt som möjligt. Beställningar, svar, förfrågningar m.m. bör helst sändas per telefax, telex eller som e-post. Brev sänds som förstaklasspost och paket med så snabb transport som möjligt.

Avgifter

14. Bibliotek som beställer fjärrlån erlägger avgifterna för återlämning och sändning samt för kopior. Vid inkassering av avgifter följs de regler som är i kraft samt bibliotekens utlåningsregler och prisförteckningar. För att minska kostnaderna för lån mellan biblioteken rekommenderas perioddebitering eller förhandsbetalning.

Statistik

15. De vetenskapliga biblioteken följer Helsingfors universitetsbiblioteks anvisningar för fjärrlånestatistik. De allmänna biblioteken följer undervisningsministeriets anvisningar.

Övriga anvisningar

16. Vid beställning av internationella fjärrlån följs IFLAs anvisningar om fjärrlån. Det är främst biblioteken vid Turun yliopisto (material på finska, samiska och utländska språk) och Åbo Akademi (svenskspråkigt material) som ger fjärrlån till utlandet ur sina bestånd med friexemplar.

17. Noggrannare anvisningar ges i Kotimaisen kaukopalvelun käsikirja (handboken för inhemska fjärrlån).